Microsoft Teams: le tout-en-un à tout faire

Au fil des précédents articles, nous avons pu aborder la thématique des outils collaboratifs, qui ont pour but de nous faciliter les activités d’échange, de communication et de productivité au sein des organisations de tous types. Les articles, comme celui-ci, ont apporté une vision généralisée sur les possibilités et fonctions existantes, notamment au sein des produits de Microsoft 365. Aujourd’hui, nous allons nous pencher davantage sur Microsoft Teams, qui depuis quelques années a boulversé l’approche de la notion d’outil intégré collaboratif. Revues des possibilités de ce produit hors du commun.

On échange..par équipes !

Il est important de revenir sur les diverses mutations que Microsoft a connu, au fil des années, sur son envie et besoin d’avoir des interfaces liées à la communication et la gestion collaborative. Pour ceux qui s’en souviennent, à l’époque de Office 2007, Microsoft avait lancé son Communicator, système de chat intégré avec Office (besoin de déployer un Communicator Server, lié à un environnement Exchange). Les fonctions de voix ne pouvaient se faire qu’entre environnements du même domaine. Cette solution étant elle-même l’évolution d’un produit plus ancien, connu sous le nom de NetMeeting. Il a fallut attendre d’avoir Office Live Meeting pour avoir une solution qui permettait d’avoir un environnement incluant au sein d’une même interface (et de manière complète) l’audio avec VOIP et la vidéo, ainsi que les échanges de documents, pleinement sécurisés.

Les itérations suivantes, tel que Lync et Skype For Business, ont permis à Microsoft de faire évoluer son offre, apportant aussi la possibilité de créer des systèmes de gestions téléphoniques complets (notamment avec la possibilité de gérer des SIP Trunks). Cette approche requiert d’avoir au sein de son infrastructure informatique, des serveurs dédiés à cela. Skype For Business, étant intégré à l’offre de Office 365, a permis de démarrer la dématérialisation du besoin téléphonique et collaboratif, vers le cloud.

Afin de comprendre ce qu’est un SIP Trunk et la différence entre la téléphonie analogique, voici une vidéo:

Microsoft Teams a vu le jour en 2017. A cette époque, le principal concurrent dans le domaine collaboratif est Slack. L’objectif étant d’apporter une expérience utilisateur complète, entièrement basée sur le SaaS et avec une facilité de déploiement au sein des entreprises. Voici l’interface du concurrent Slack:

Slack n’intègre pas de fonction téléphonique. Le besoin de mieux organiser la collaboration au sein de la suite Office 365 se fait ressentir, Skype For Business étant davantage un outil de vidéo-conférence et de téléphonie. Bien que le partage de documents ou la possibilité d’afficher son écran sont des fonctions présentes, certaines attentes de consolidations des autres solutions de Microsoft se font attendre et c’est là que Teams répond à ces besoins. L’administration et la gestion de ressources de Teams se fait au travers du cloud de Microsoft, dans Office 365:

Voici une formation condensée sur Microsoft Teams, pour débutants:

Maintenant que nous avons pu voir l’essentiel des fonctions de Teams et de son interface, nous allons parler des intégrations que peut proposer Teams. L’une d’entre elles est l’utilisation de la téléphonie dans Teams. Pour cette fonction, nous ne sommes pas tous égaux dans les pays pouvant utiliser Teams. Dans le cadre de la Suisse, il nous faudra impérativement passer par l’un des opérateurs qui proposent l’intégration des services vers Microsoft 365.

Voici une vidéo de présentation (en anglais) sur la téléphonie au sein de Microsoft Teams:

La procédure demande des compétences sur Powershell et sur la gestion des noms de domaines, au sein de la console d’administration de Microsoft 365. Pour utiliser les fonctions de téléphonie, on doit pouvoir disposer d’au moins:

• des licences Microsoft 365 (Business Premium, E3 ou E5)
• l’option Téléphonie
• l’option Conference Audio

Ces pré-requis peuvent varier, selon les besoins, à analyser au cas par cas. Nous allons nous pencher sur une intégration de téléphonie, avec l’opérateur PeopleFone. Pour réaliser cela, il faut souscrire à contrat, comme pré-requis minimum 1 canal SIP Trunk et un numéro (que nous allons allouer à un utilisateur). Bien entendu, il est possible de faire d’autres variantes, plus complexes mais cela demandera davantage de configurations dans la console de Microsoft Teams. Pour mieux illustrer cela, voici une vidéo

Pour les clients PeopleFone, il existe une procédure écrite, que vous trouverez ici. Pour ceux qui souhaiteraient aller plus loin et tenter l’expérience, je suis à disposition pour vous aider dans cette intégration.

Il ne faut pas oublier un point essentiel: quand vous effectuez des modifications sur les réglages dans votre tenant, il se peut qu’un délai de 72h puisse être nécessaire, avant que cela soit correctement appliqué !

Si vous souhaitez découvrir davantage d’informations et voir plus de vidéos, voici le canal Youtube de Microsoft Teams.

En résumé…on peut collaborer ?

Microsoft Teams représente une avancée majeure, dans les activités liées à Office 365. Les possibilités d’intégrations avec des éléments tiers ou le fait d’inviter des collaborateurs externes à votre environnement ne sont que quelques-unes des fonctions qui permettent à Microsoft Teams de prétendre à une place de choix dans les outils collaboratifs en entreprise mais aussi pour toutes organisations de toutes tailles. Il faut également préciser que Teams est aussi disponible gratuitement (avec certains modules limités) et que cela permet très aisément de démarrer un environnement de travail avec une petite structure. Il est aussi important de préciser que le client Microsoft Teams est disponible sur tous les OS (Windows, Mac, Linux, Android et iOS).

Je tiens à remercier toute l’équipe de support et commerciale de PeopleFone, pour son aide dans la réalisation de ma propre intégration sur mon tenant :)

Quelques liens utiles:
Formation pour les admins
Formation pour utilisateurs finaux