Office 365, les nouveaux outils

On connait Office, par la renommée de la suite bureautique. Avec Office 365, des services sont venus se greffer en plus, tels que OneDrive, Skype For Business ou encore Exchange Online et Sharepoint. Mais depuis peu, de nouveaux éléments sont venus enrichir les services proposés par Microsoft. Nous allons en faire un aperçu.

Office… Et encore ?

En dehors des enrichissements et améliorations que Microsoft apporte régulièrement dans sa suite bureautique, Il y a eu ces derniers temps de nouveaux produits et services, qui ont complété les possibilités de travail collaboratif dans le cloud. Pour les citer, nous avons Bookings, Delve, Teams, Sway, Planner, Forms, Stream et Flow. Nous avions déjà évoqué Office 365 dans un précédent article, mais Microsoft a enrichi et amélioré ses divers produits.

Certains de ces services ont été développés pour répondre davantage à des besoins pour les PME, d’autres enrichissent la collaboration de plateformes multimédias en entreprises.

Je vais commencer par Microsoft Bookings. Il s’agit d’un système qui dans l’essentiel, permet de publier des services et de permettre à des clients de réserver auprès de la société pour en bénéficier. Cela se fait par le biais d’une synchronisation du calendrier et des créneaux disponibles. Chaque réservation se trouve ainsi automatiquement ajoutée à votre calendrier, avec les informations de contact du client et la prestation souhaitée. Voici une petite vidéo (en anglais de démonstration):

Comme vous pouvez le constater, cela peut s’avérer très utile, notamment pour les petites structures et ce genre de services peut très facilement s’intégrer dans des sites web existants.

Passons maintenant à Microsoft Delve. Il s’agit de pouvoir permettre à l’ensemble des utilisateurs d’une organisation travaillant sous Office 365 d’avoir une gestion des associations entre documents, liens d’informations et utilisation des ressources communes, dans une interface permettrait aisément de s’y retrouver. Petite vidéo d’explication (en anglais):

Delve affiche du contenu personnalisé depuis Office 365 (OneDrive Entreprise, SharePoint, Exchange, Yammer, etc.). Fourni avec Office Graph, Delve affiche des informations en fonction des contenus sur lesquels vous travaillez et des personnes avec lesquelles vous collaborez, tout en respectant les autorisations définies.

Comme l’un des aspects les plus importants pour Microsoft est, le travail collaboratif, un nouvel outil, groupant les fonctions principales a été mis à disposition, je parle de Teams. Vidéo d’explication:

Microsoft Teams permet d’échanger en temps réel, d’avoir des conversations vidéo ou simplement d’écrire un message. Il permet d’effectuer un suivi des mises à jour de l’entreprise (de manière semblable aux groupes Yammer) et d’accéder à tous les fichiers joints dans un emplacement central. Bien entendu, vous pouvez y accéder à partir de votre appareil mobile ou de votre ordinateur. Le travail d’équipe est l’objectif de cette plateforme. La plateforme réunit toutes les applications Office 365 – y compris Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint et Power BI. Comme les employés connaissent bien ces outils, il leur est facile d’utiliser la plateforme. Grâce aux fonctions faciles à partager, les membres de votre équipe sont plus synchronisés que jamais. Afin de largement communiquer sur les possibilités, une chaine YouTube a été mise en place.

Nous allons maintenant parler de Sway. Lors de son lancement, beaucoup ont présenté Sway comme un remplaçant de PowerPoint. Bien qu’étant orienté pour effectuer la présentation d’un sujet, Sway se distingue par une utilisation en ligne de la gestion du contenu et de l’édition. Il s’agit d’un outil qui permet de créer des présentations originales sans avoir besoin de s’occuper de la mise en forme. Il suffit d’y intégrer du contenu provenant de sources diverses et variées, comme des vidéos, des images et même une carte. Petite vidéo de présentation (en anglais):

En bref, il s’agit d’une application de narration virtuelle pour le travail, l’école et la maison qui vous permet de créer et de partager facilement des rapports interactifs élaborés, des présentations, des récits personnels, etc. Ajoutez simplement votre contenu, Sway s’occupe du reste.

Microsoft Planner a été introduit récemment, pour répondre en complément à ce que l’on peut faire, avec Microsoft Project. Il faut considérer Planner comme un complément dans la gestion de tâches distribuées entre diverses équipes de la même organisation. En lançant Planner, vous pouvez ensuite créer un plan, constituer une équipe, attribuer des tâches et mettre à jour l’état d’avancement en quelques étapes simples. Un Dashboard vous permet de suivre l’avancement des tâches par personne et par équipe. Vidéo explicative (en anglais):

Très utile dans une structure multidépartementale, avec divers projets ou équipes.

Un point qui fait souvent défaut est la création de formulaires pour compiler des informations ou des enquêtes. Il y a bien InfoPath qui permet de réaliser cela, mais Microsoft a voulu aller plus loin, avec une possibilité de réalisation sur le cloud et intégrable sur n’importe quel type de site web. De cette idée découle Microsoft Forms.

Encore en version Preview (découverte, mais pas en version finale), ce produit permet d’aisément monter un formulaire en ligne et de le poster. Par exemple une évaluation de cours pourrait être créée et les participants donner leur satisfaction. Les informations pouvant être ensuite reprises dans Office 365.

Petite démo (en anglais):

L’un des avantages est qu’il est possible de partager l’accès à votre formulaire hors de la structure de votre organisation ou entreprise (ex. enquête de satisfaction pour des clients).

Parlons de contenus vidéos. Microsoft a proposé il y a quelque temps un produit qu’il juste nommé “Vidéo”, s’appuyant sur un environnement Sharepoint. Un nouveau produit appelé Stream a vu le jour récemment. A terme, Stream va remplacer l’app vidéo au sein d’Office 365. Vidéo pour expliquer ce que fait Stream (en anglais):

On pourrait comparer Stream à une sorte de YouTube d’entreprise, avec des canaux de diffusions, des thématiques et une lecture des vidéos beaucoup plus simple.

Pour finir, nous allons parler de Microsoft Flow. Il s’agit d’un gestionnaire de flux et de processus, pouvant être lié à diverses applications ou entrées de données comme déclencheurs d’actions que l’on souhaite automatiser. Cela peut aller de la détection d’un tweet sur l’entreprise, pour avertir d’une communication à plusieurs groupes, ou la création d’une entrée Sharepoint et envoyer un lien automatiquement à un groupe d’utilisateurs. Le gros point positif du produit est qu’il s’adresse à des non-développeurs, pour réaliser des tâches automatiques très simplement, dans votre organisation Office 365.

Voici une vidéo explicative (en anglais):

En résumé: Office 365… De la bombe ?

Indiscutablement, Microsoft a boosté son offre pour les entreprises, avec bon nombre de produits innovants. Les annonces autour de future solution, s’appuyant sur le Cloud et  les modules Office 365 ne vont cesser d’augmenter dans les prochains mois et années. Il est clair que Microsoft cherche à concurrencer Google et ses produits cloud. On voit aussi que des solutions telles que Slack, très présent dans le collaboratif, a mis une certaine pression à Microsoft pour occuper une place dans un marché de services en pleine expansion. L’une des difficultés majeures restera la communication de la disponibilité de ces services, leur interaction / intégration dans les entreprises et une vue sur la pérennité des produits dans l’avenir.