Coronavirus ou comment le télétravail s'organise

Avec ces temps de confinement, de restrictions, de déplacements et de distance de sécurité, tout le monde découvre que les mesures pour se protéger de ce virus vont nous amener à changer drastiquement notre mode de travail. Dans cette optique et en tâchant d’être le plus large possible, je vais essayer de faire le tour des possibilités, autant pour les utilisateurs que pour ceux qui mettent en place des solutions. Tour d’horizon des possibilités technologiques du moment pour le télétravail.

Sécurité… loin de moi !

alors oui, le télétravail ne s’applique pas à toutes les professions (un très gros bravo et courage pour ceux qui permettent que notre société continue de fonctionner). Vivant en Suisse, je fais partie de ces privilégiés qui travaillent dans le monde du service (informatique) et qui peuvent travailler depuis n’importe quel endroit. Beaucoup de médias parlent de cette façon de travailler, qui séduit de plus en plus de monde (un article fort intéressant ici). Les avantages sont des réductions de coûts évidents (moins de voyages, pas besoin de louer des bureaux ou open spaces, moins d’infrastructure en général). Pour se faire, j’ai besoin d’un ordinateur, d’un téléphone et d’une connexion internet. Nous verrons plus bas quels sont les outils les plus adaptés à chaque situation.

Mais en dehors des questions matérielles ou logistiques, il y a aussi un point essentiel: l’état d’esprit. Beaucoup vont penser que si l’on doit travailler depuis chez soi, on peut se permettre certaines libertés. Personnellement, je me suis fixé certaines règles:

• Je respecte les horaires, comme si je devais être au bureau (avec tout de même plus de facilité de m’organiser au niveau des pauses et aucun besoin de sortir)
• Expliquer à son entourage que si vous faites du télétravail, vous n’êtes pas disponible pour autre chose: vous travaillez ! ce genre de communication peut parfois être difficile à comprendre, notamment pour les enfants en bas âge, qui ne comprennent pas pourquoi papa ou maman sont là mais ne peuvent pas s’occuper d’eux.
• Disposer d’un “vrai” espace professionnel (cela peut s’avérer plus difficile pour certaines personnes, notamment si vous êtes en appartement ou avec des enfants.) Pour occuper les enfants, il y a des sites très inventifs, en voici un: https://taleming.com/occuper-enfants-maison-coronavirus/
• Quand il faut communiquer, s’assurer de pouvoir le faire dans le calme (ça aussi, il faut bien le planifier)
• S’assurer que votre environnement informatique est suffisamment sécurisé et que vous ne risquez rien (antivirus, parefeu)
• S’assurer de bien gérer les tâches dans la journée et de correctement répartir le temps de travail consacré (faites du time tracking pour vous aider et éviter la procrastination).

Bien entendu, dans l’état d’esprit que nous avons, on va avoir une baisse de motivation ou d’énergie et c’est totalement normal. Toutes les entreprises savent que même si l’on dispose des outils pour communiquer, collaborer, certaines situations ne font pas franchement envie et que le confinement va taper sur le moral ou la motivation. S’alléger la charge ou l’adapter en tenant compte des impératifs restera un point à bien discuter dans les équipes.

Pour ce qui est des outils collaboratifs, chaque éditeur vient avec ses solutions. Beaucoup proposent depuis peu de fournir gratuitement pendant un temps l’accès à leurs produits. Dans mon cas, je travaille surtout avec Office 365 et l’outil phare de la collaboration: Microsoft Teams. Petite découverte (en anglais):

Il existe une version payante, intégrée dans l’offre Business Premium de Office 365 mais il existe aussi une version gratuite (qui se positionne pour remplacer d’ici peu le produit Skype).

Pour ce qui concerne la concurrence, on trouve toutes sortes de solutions, tels que Zoom (environnement multi-plateformes), à découvrir sur ce channel Youtube.

Pour concurrencer Office 365, Zoho propose aussi des solutions en mode SaaS (Software as a Service), pour travailler depuis n’importe quel appareil (PC, Mac, tablette ou smartphone).

Vue d’ensemble (en anglais):

Nous avons abordé certaines des solutions de collaboration mais il faut également communiquer par téléphone et pour cela, la téléphonie dite “traditionnelle” reste un pan essentiel dans tout ce qui touche les échanges entre personnes. Microsoft Teams propose d’intégrer la voix sur IP (solutions VOIP) mais si vous n’avez pas Teams (ou ne souhaitez pas vous lier avec un seul fournisseur), il existe des solutions pour mettre en place dans votre propre environnement, de la téléphonie sur IP et à moindres coûts. Une solution que j’ai mise en place aisément est la plateforme 3CX.

Petite vidéo d’introduction sur comment démarrer avec 3CX (en anglais):

Maintenant que vous avions vu les outils “logiciels”, parlons de quel appareil sera le plus adapté. Si vous êtes en mode “consultation non collaborative”, c’est-à-dire répondre aux mails, consulter des pages web ou juste effectuer des appels audio, le PC ou mieux encore une tablette va être votre meilleure arme. En effet, le format permet de travailler depuis n’importe quel coin de la maison (oui oui, vraiment n’importe ou !). Vous devez travailler sur des documents, effectuer une prise de contrôle à distance d’autres machines ou être vu en visioconférence, alors privilégiez l’ordinateur (PC ou Mac). N’oubliez pas que si vous êtes vu, ne négligez pas votre aspect (vestimentaire). Le smartphone sera aussi votre allié, notamment pour des tâches rapides (réponses de messages ou juste un appel), dans toutes sortes de coins de la maison.

Pour certaines entreprises, utiliser le PC privé ou même celui de l’entreprise en dehors du réseau autorisé peut poser problème. A cela, il y a un moyen: le bureau informatique virtuel  ou encore Desktop As Service (DaaS). Il existe beaucoup de moyen de disposer de votre PC ou environnement de travail “à distance”, sans avoir besoin de faire de grosses installations. Un exemple est l’offre proposée, par exemple, par Swisscom.

En résumé, restez chez vous

Oui, le télétravail est possible et malgré des idées reçues, cela permettra peut-être à certaines entreprises de prendre conscience qu’il est possible de fonctionner autrement, sans être moins productif. Il faut garder à l’esprit que nous vivons une situation exceptionnelle et que cela va affecter grandement notre vision des choses. Il faut sensibiliser tout le monde aux risques que cela peut entrainer de ne pas se protéger. Nous devons travailler tous ensembles à cette approche. La multitudes d’outils (citons encore Slack, Trello, ou encore les suites bureautiques comme iWorks d’Apple) sont là pour nous permettre de continuer à travailler et rester actifs pour nos entreprises. N’oubliez pas que notre santé est le bien le plus précieux. Pour ceux qui auraient besoin de davantage d’informations sur les mesure de précaution, le site officiel de l’OFSP: https://ofsp-coronavirus.ch/ et pour ceux qui auraient peut d’éventuelles retombées professionnelles: https://www.unia.ch/fr/monde-du-travail/de-a-a-z/coronavirus

Prenez soin de vous, de vos proches et à très bientôt !