Workflows et automatismes en ligne, revue

Depuis l’avènement du Cloud et des applications en ligne, on se retrouve avec une profusion de solutions diverses et variée. Suites bureautiques, applications de CRM, ERP ou financières, tous ces logiciels professionnels sont à la portée de tout à chacun. Mais quand on doit se pencher sur la façon dont on doit faire interagir ces divers outils, on se heurte à la problématique de connexion, de suivi des données et de la sécurité. Nous allons faire un petit tour d’horizon sur les solutions les plus populaires du moment et comment s’en servir, pour résoudre certaines tâches redondantes.

ça bosse… tout seul ?

L’automatisation est devenue un élément clé de la vie numérique moderne. Grâce à des outils en ligne (Make, IFTT, Zapier, etc…), et d’autres solutions similaires, les entreprises peuvent optimiser leurs processus et améliorer leur productivité. Les programmes d’automation sont des logiciels conçus pour exécuter automatiquement des tâches répétitives, telles que la saisie de données, la génération de rapports, la gestion de bases de données.

Ils sont conçus pour accélérer les processus et réduire les erreurs humaines en automatisant les tâches complexes et chronophages. Le plus souvent, il faut un élément déclencheur ou “Trigger” dans le language technique, qui soit lancera une opération ou demander une source complémentaire d’information, de donnée ou d’interaction avec l’usager. On emploie régulièrement le descriptif de “workflows automatisés”, ce qui déclenche une action lorsqu’un événement spécifique se produit. Il est important aussi de bien comprendre que ces divers outils peuvent soit être basé dans un réseau interne (outils dédiés selon les systèmes d’exploitation) ou en ligne (qui auront pour but d’être ouverts et orienté multi-plateformes).

Ce déclencheur peut venir d’un programme initial, d’un formulaire en ligne. Dans ces cas, on cherche à obtenir une valeur initiale, qui sera l’élément pour permettre d’avoir une réaction ou une transformation de données. Les scénarios sont pratiquement sans limite mais il faut partir souvent d’une situation que l’on va rencontrer dans ses activités informatiques.

La domotique a été l’un des environnements dans lequel la partie d’automation en ligne a été le plus employé, avant d’être aussi repris dans tous les processus inter-applicatifs. IFTTT (If This Then That) est un service en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des workflows automatisés appelés “recettes”. Les recettes définissent une condition (si ceci) qui déclenche une action (alors cela). Par exemple, un utilisateur peut définir une recette pour envoyer un message texte à un numéro de téléphone lorsqu’un nouveau message électronique arrive dans sa boîte de réception Gmail. IFTTT utilise des API pour se connecter aux différents services en ligne. Nous avions déjà consacré un article pour parler, disponible ici. Je vous recommande également de jeter un oeil sur leur channel Youtube.

Des éditeurs de renom, tel que Microsoft, ont lancé des services pour faciliter la création de ces processus. Initialement nommé Flow, il a été intégré dans la portion Power Platform et porte le nom de Power Automate. Petite vidéo d’introduction :

Power Automate est un produit développé par Microsoft qui permet aux utilisateurs d’automatiser des tâches et des workflows complexes à l’aide de flux de travail visuels. Il s’intègre facilement à de nombreux services en ligne et logiciels de Microsoft, tels que Office 365, SharePoint, Dynamics 365, et bien plus encore.

L’interface utilisateur de Power Automate est intuitive et facile à employer. Les utilisateurs peuvent définir des déclencheurs pour démarrer leur workflow, puis ajouter des actions pour effectuer des tâches telles que la copie de fichiers, l’envoi de notifications par e-mail, la mise à jour de données dans une base de données. Les workflows peuvent également être connectés à des applications tierces à l’aide d’API, offrant une flexibilité supplémentaire pour les utilisateurs.

L’un des avantages clés de Power Automate est son intégration avec Office 365. Les utilisateurs peuvent automatiser des tâches telles que la création automatique de rapports à partir de feuilles de calcul Excel, l’envoi de notifications lorsqu’un nouveau fichier est ajouté à OneDrive, ou la mise à jour automatique de données dans Dynamics 365. De plus, les workflows peuvent être déclenchés par des événements tels que la réception d’un e-mail, la modification d’un fichier SharePoint, etc. La représentation “visuelle” des workflows se fait par des diagrammes, ce qui rend l’approche de construction des processus nettement plus simple, pour des béotiens de l’automatisation. On retrouve cette approche dans pratiquement toutes les plateformes d’automation à ce jour. L’usage de code (scripts) reste souvent l’approche employée, notamment par des développeurs mais pour permettre une adoption plus large, les divers éditeurs proposent une approche par interface graphique.

Un concurrent très à la mode actuellement se nomme Make. C’est un outil open source populaire pour l’automatisation. Il permet aux développeurs de créer des tâches automatisées appelées “recettes” pour effectuer des tâches répétitives telles que la génération de rapports ou le déploiement de code. Les recettes peuvent être partagées avec d’autres développeurs pour une utilisation plus large, ce qui en fait un choix idéal pour les équipes de développement collaboratif.

En résumé… c’est automatisé ?

En conclusion, les outils d’automatisation sur le net offrent une variété de moyens pour les entreprises d’optimiser leurs processus et d’améliorer leur productivité. Que vous optiez pour Make, Zapier, IFTTT, Automator, ou Windows Task Scheduler, il y a un outil qui répondra à vos besoins en matière d’automatisation. Il est important de choisir un outil qui répond à vos besoins en matière de fonctionnalités et de compatibilité avec les applications que vous utilisez déjà. D’ailleurs, pour reprendre un article précédent sur l’IA, il y a de plus en plus d’intégrations dans les outils d’automation pour augmenter les possibilités fonctionnelles. Un parfait exemple, dans cette vidéo: